Cómo facturar la cuota de administración en propiedad horizontal

¿Factura o cuenta de cobro?

En el lenguaje diario se dice "facturar la administración", pero tributariamente no es una factura. La DIAN ha señalado que la cuota de administración es un aporte de capital para sostener los bienes y servicios comunes, no una venta ni un servicio, y por eso no genera obligación de expedir factura electrónica (Oficio 907545 de 2022). Lo que sí requiere factura son los servicios adicionales, como el arriendo de zonas comunes; lo explicamos en facturación electrónica en propiedad horizontal.

De dónde sale el valor de la cuota

1. Presupuesto anual: el administrador lo prepara y la asamblea general lo aprueba. Incluye gastos de personal, vigilancia, aseo, servicios públicos comunes, mantenimiento, seguros, honorarios y el aporte al fondo de imprevistos.
2. Distribución por coeficiente: el artículo 29 de la Ley 675 obliga a cada propietario a contribuir a las expensas "de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal", normalmente en proporción a su coeficiente de copropiedad o a los módulos de contribución definidos.
3. Cuota mensual: el valor anual de cada inmueble se divide en los meses del periodo. Los ajustes a mitad de año requieren la decisión del órgano competente.

La obligación existe aunque el propietario no ocupe el inmueble o no use ciertos servicios (parágrafo 2 del artículo 29), y hay solidaridad en el pago entre el propietario y el tenedor, y entre el propietario anterior y el nuevo por las cuotas no pagadas al momento de la venta.

Qué debe tener el documento de cobro

• Identificación: nombre y NIT de la copropiedad, inmueble, propietario y periodo cobrado.
• Conceptos separados: cuota ordinaria, cuota extraordinaria, intereses de mora, multas y otros cobros, cada uno en su línea.
• Saldo anterior y total a pagar: para que el propietario entienda de dónde sale lo que debe.
• Fecha límite y, si la asamblea lo aprobó, el descuento por pronto pago, con sus condiciones.
• Medios de pago y referencia: cuenta bancaria, convenio o enlace de pago, y el dato que permita identificar a quién corresponde cada consignación.
• Tasa de interés aplicada en el periodo.

Una sola línea que diga "total administración" es la receta perfecta para reclamos: el propietario no sabe qué está pagando y la administración no puede demostrar cómo llegó al valor.

Intereses de mora

El artículo 30 de la Ley 675 de 2001 establece que el retardo en el pago causa intereses de mora equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Financiera (antes Superintendencia Bancaria). La asamblea puede fijar un interés menor. La tasa cambia mes a mes y nunca puede superar el límite de usura; puede consultarla en nuestra página de tasas de interés actuales e históricas.

Buenas prácticas: liquidar los intereses solo sobre el capital vencido (no sobre intereses), usar la tasa del mes en que se causa la mora y dejar la liquidación a la vista en el estado de cuenta.

Cómo aplicar los pagos

Si el reglamento no dice otra cosa, el artículo 1653 del Código Civil ordena imputar el pago primero a los intereses y luego al capital. Muchas copropiedades definen además un orden entre conceptos (por ejemplo, primero lo más antiguo). Lo importante es aplicar siempre la misma regla y poder mostrarla: un pago mal aplicado cambia los intereses de los meses siguientes y termina en un saldo que nadie sabe explicar.

Por la misma razón, conviene no expedir certificados de paz y salvo de forma masiva; lo explicamos en por qué no se debe dar paz y salvo a todos los propietarios.

Cartera y cobro jurídico

Cuando la mora persiste, el artículo 48 de la Ley 675 facilita el proceso ejecutivo: el título ejecutivo es solamente el certificado expedido por el administrador, sin requisitos adicionales, acompañado del certificado de intereses. Por eso la calidad de la información es decisiva: el certificado solo es tan confiable como los registros que lo respaldan.

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