Por qué no comprar un programa contable instalado con licencia perpetua para su copropiedad

Riesgo 1: pérdida de información

Un disco que falla, un portátil robado de la oficina de administración o un ataque de ransomware pueden borrar años de contabilidad, recaudos y estados de cuenta. En la mayoría de copropiedades pequeñas, la copia de seguridad depende de que alguien se acuerde de hacerla, y casi nunca se prueba que se pueda restaurar.

Además, la copropiedad es responsable de los datos personales de propietarios y residentes. La Ley 1581 de 2012 exige al responsable del tratamiento conservar la información en condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida o acceso no autorizado. Un archivo en un solo computador, sin copia externa ni control de accesos, difícilmente cumple ese estándar.

Riesgo 2: desactualización normativa

Las reglas cambian con frecuencia: la DIAN reglamentó de nuevo el sistema de factura electrónica y documentos equivalentes con la Resolución 000165 de 2023, cada año ajusta los formatos y plazos de información exógena, y en 2025 precisó cuándo el uso de zonas comunes genera IVA (vea facturación electrónica en propiedad horizontal). Un programa con licencia perpetua funciona con las reglas del año en que se compró; mantenerlo al día suele requerir comprar actualizaciones o una nueva versión.

Lo mismo pasa con el equipo: Microsoft terminó el soporte de Windows 10 el 14 de octubre de 2025. Un programa que solo corre en un computador sin actualizaciones de seguridad es un riesgo adicional para la información.

Riesgo 3: el costo real no es el de la licencia

El valor de la licencia es solo la entrada. Para comparar de forma justa, sume lo que cuesta mantenerlo funcionando durante cinco años:

• Actualizaciones por cambios normativos y nuevas versiones.
• Soporte técnico y visitas para reinstalar o migrar de equipo.
• Computador o servidor, licencias del sistema operativo y antivirus.
• Copias de seguridad externas y su verificación.
• Horas del administrador o contador en tareas manuales que el programa no resuelve (envío de estados de cuenta, conciliaciones, informes al consejo).

Una suscripción en la nube incluye normalmente actualizaciones, respaldo e infraestructura en una cuota predecible. Compare con nuestros planes según el número de inmuebles.

Riesgo 4: la información queda atada a una persona

Es el caso que más vemos en propiedad horizontal: el programa está instalado en el computador del administrador o del contador. Cuando termina el contrato, la copropiedad descubre que no tiene la base de datos, las claves ni una forma de abrir la información sin ese equipo. El nuevo administrador empieza con saldos por reconstruir, y los propietarios reciben cobros que no coinciden con lo que pagaron.

La información contable y de cartera es de la copropiedad, no de quien la administra en un momento dado. Debe estar en un sistema al que el consejo y la persona que administre tengan acceso permanente, con usuarios independientes para cada rol.

Riesgo 5: información que nadie más puede consultar

Con un programa local, cada consulta de un propietario ("¿cuánto debo?", "¿me llegó el pago?") pasa por la administración. El consejo recibe informes cuando alguien los exporta, y la revisoría fiscal trabaja con archivos enviados por correo. Una plataforma en línea permite que cada uno consulte lo que le corresponde, con trazabilidad de quién hizo cada cambio.

Comparación rápida

Si su copropiedad ya usa un programa instalado, como mínimo: automatice copias fuera del equipo y pruebe restaurarlas, mantenga el sistema operativo con soporte, deje por escrito quién tiene las claves y exija la entrega de la información en formatos abiertos cuando cambie la administración. Y si está evaluando alternativas, lea nuestra guía para elegir software de propiedad horizontal o pida una demostración de Conjunto Express.

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